Elektronische Kommunikation

Die Verbandsgemeinde Prüm bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäߧ 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht. Die Verbandsgemeinde Prüm eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeinde Prüm und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: poststelle@vg-pruem.de. Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.pruem.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Verbandsgemeinde ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten. Außerdem bieten wir die Möglichkeit, für ausgewählte Anliegen interaktive Online-Formulare zu nutzen. Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz(SigG) versehen. Ein solches signiertes Dokument müssen Sie an die „virtuelle“Poststelle der Verbandsgemeindeverwaltung Prüm übertragen. Für qualifiziert signierte Dokumente und die formgebundene Kommunikation steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:  vg-pruem@poststelle.rlp.de

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

• Acrobat Reader ab Version 6.0 (.pdf)

•  Rich Text Format (.rtf)
• Microsoft Office Dateien (.doc / .docx / .xls / .xlsx, etc.)
• Tagged Image Format (.tif)
• Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir derzeit nur Verfahren, die den aufgeführten Anforderungen entsprechen, zulassen können. Sofern Sie andere Verfahren verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt. Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen und verarbeitet werden. Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service(www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Prüm als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Prüm und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Prüm und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden können. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter           www.rlp-service.de.

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Prüm, so stehen Ihnen die Mitarbeiter der EDV- Abteilung unter der Rufnummer 06551/943-405 oder per E-Mail unter EDV@vg-pruem.de zur Verfügung

Die Verbandsgemeindeverwaltung Prüm übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Prüm sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.