Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Elektronische Rechnungen an die Verbandsgemeindeverwaltung Prüm bitte über das Landesportal mit der Leitweg ID 07 232 5006 000-001-85 adressieren.
Die Adresse des Landesportals lautet : e-rechnung.service.rlp.de
Alternativ : PDF-Rechnungen
PDF-Rechnungen oder sonstige digital und bildhaft repräsentierte Rechnungen senden Sie bitte an die zentrale E-mail-Adresse der Verbandsgemeindeverwaltung Prüm: erechnung@vg-pruem.de
Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung
Die Papierrechnung
Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), welche eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.
Die PDF-Rechnung
Darüber hinaus wird eine PDF-Rechnung zwar bereits in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, welche keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der Papier-gleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.
Der Unterschied zur E-Rechnung
Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Die elektronische Rechnungsstellung kann dabei über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel mittels dem Standard XRechnung.
- Damit jedes Mitgliedsland der europäische Norm (EN) 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische Core Invoice Usage Specification (CIUS).
- Der Standard XRechnung repräsentiert dabei die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS – und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
- In Deutschland wird der Standard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund sowie in einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.
- Zusätzlich kann bei Einreichung einer E-Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN–16931), der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Letztlich werden papierbasierte Prozesse zunehmend von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren deshalb von der E-Rechnung hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz.